Stres, napětí, hořící termíny. Každý člověk to zná, každý to zažil. Marketingové specialisty nevyjímaje. Otázka zní: Jak tomu všemu předcházet a přitom odvést práci, kterou za Vás nikdo jiný neudělá. Mnozí na to přišli sami, pro ty ostatní to formuloval David Allen ve své knize Mít vše hotovo. Metodika jako taková se jmenuje GTD – Getting Things Done.

Mít vše hotovo: čistou hlavu i stůl

Lidský mozek funguje způsobem, za který je odpovědná dlouhá evoluce. Na některé věci – například kreativita, podvědomé činnosti nebo některé automatické reakce je skvělý. Jiné mu už tolik nejdou – například organizace, prioritizace, chyby v paměti (… ten článek byl určitě vlevo dole, že). Více či méně vědomě se tak někdy dostáváme do situací, kdy před sebou zkrátka máme moc úkolů najednou. Nevíme, kam dřív skočit. Všechno hoří. A spirála se roztáčí. Jak z toho ven? Mít čistou hlavu i stůl (mobil, počítač, tablet – cokoli, co používáte k práci).

Zaznamenejte si všechno, co máte udělat

Základním klíčem k úspěchu je mít přehled o všem, co před Vámi stojí. Ne díky tomu, že to držíte v hlavě, protože na něco stejně zapomenete. Vše, co máte dříve či později udělat, si musíte někam zaznamenat. Zcela zásadní je, že se k tomu později vrátíte (jinak záznam nemá smysl). A psát si je potřeba úplně všechno. Jakmile si to totiž napíšete a víte, že se k tomu vrátíte, dostanete to z hlavy a přestane Vás to stresovat. Já pro zaznamenávání všeho používám aplikaci Top Task List pro Windows Phone ↑.

Tip: Chcete-li pocítit úlevu od stresu už za pár minut, udělejte si teď chvilku a na kus papíru si napište, co všechno musíte udělat.

Co udělat se zaznamenanými věcmi

Jakmile máte seznam hotový, můžete se rozhodnout, co se všemi položkami udělat. Je důležité stanovit si logické kategorie, do kterých budou úkoly řazeny. Mně například vyhovuje toto členění:

• vymyslet
• v kanceláři
• na počítači
• telefonáty
• e-maily
• pochůzky
• přečíst/zhodnotit
• doma
• kolega Karel
• kolega Lukáš

Ke každé kategorii pak připojím ještě barevný štítek, např. z této škály:

• administrativa
• finance
• komunikace
• univerzita
• marketing
• rodina
• osobní
• zákazník

Výpis není kompletní, ale základ systému by měl být zřejmý. Díky možným kombinacím kategorií a štítků pokryjete opravdu hodně širokou část „úkolového spektra“. Pro nějaké nesystémové výjimky můžete mít kategorii Různé.

Zaznamenávat. A vracet se k tomu

Základní podmínkou úspěchu je, že se budete k zaznamenaným úkolům vracet. Je jasné, že najednou nemůžete udělat vše, co udělat musíte. A právě v tom je největší úskalí celé metodiky: osobní disciplína. Pokud ve svém nitru budete cítit, že se na sebe nemůžete spolehnout v tom, že se k zaznamenaným bodům opravdu vrátíte a budete je řešit, neuleví se Vám. Jakmile si ale zvyknete, že máte jedno místo (David Allen mu říká zásobník), na kterém najdete vše přehledně srovnané, budete se cítit mnohem líp.

Co udělat s položkou na seznamu

Každou položku můžete

• vyřídit sami
• delegovat
• odložit a vrátit se k ní později
• vymazat

David Allen stanovil Pravidlo dvou minut. Pokud o něčem víte, že to bude trvat dobu kratší než dvě minuty, udělejte to hned. Ale buďte přísní a pravidlo neobcházejte.

Priorita, kontext, čas a energie

Do čeho se pustíte ve čtvrtek ve tři hodiny odpoledne, pokud víte, že v 15:30 Vás čeká obchodní schůzka? Musíte zvážit:

• co Vás opravdu pálí
• kde jste a co máte po ruce (jiná situace je v autě na dálnici, jiná v zasedačce a jiná v kavárně, pokud už na klienta čekáte v kavárně)
• kolik máte času (marketingovou strategii nezačnete navrhovat, pokud víte, že za 10 minut se musíte začít přesouvat, naopak 2 úderné inzeráty pro PPC reklamu ve vyhledávání můžete snadno vymyslet, podobně i popřemýšlet nad claimem na bannerovou reklamu, určitě stihnete i nastavit pár konverzí ve webové analytice
• je také důležité, kolik máte sil a energie (rutinní činnosti vs. náročná mentální práce)

Udržujte systém v chodu

Pokud se do soukolí nasype písek, přestanou se kola točit. Písek do soukolí může mít v metodice Getting Things Done mnoho podob, základem je ale osobní nedisciplinovanost. Stručně řečeno: jakmile to začnete šidit, systém se může rozpadnout. Je sice pravda, že významně Vám může pomoci aplikace třeba i části metodiky, její síla ale tkví v celkovém přístupu a dodržování pravidel. Nejsou složitá a kniha jako taková se čte skoro sama. Po pár opakováních si vytvoříte návyk a už to pojede.

Metodikou „Mít vše hotovo“ jsem se začal řídit v listopadu 2015

Knížku Mít vše hotovo jsem dostal od kolegy z digitální komunikační agentury k narozeninám na podzim 2015. Málokterá knížka mi v životě prakticky tolik pomohla jako tahle. I já jsem ji začal dávat k narozeninám či Vánocům. Švagrovi, otci, přátelům. Doporučuji ji, kudy chodím.

Jako marketingový specialista mohu s klidným svědomím říci: nejen v online marketingu, ale v naprosto každém odvětví je to skvělý pomocník pro opravdu solidní organizaci práce a času. Kéž bych GTD znal dřív. Koupit ji můžete třeba v e-shopu Knihy Dobrovský ↑.

Fórum o metodice najdete na MítVšeHotovo.cz ↑, anglicky pak na GettingThingsDone.com ↑.